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Gmail實用大全！收件匣整理、排程寄信、標籤自動分類…超過100組技巧一次搞懂
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每天打開好幾次的 Gmail，其實藏了 100 個多數人從沒點開過的按鈕與設定，從一鍵讓收件匣清空的封存邏輯、只用鍵盤就能快速工作的快捷鍵，到 Gemini 已經能直接用中文幫你寫信、抓重點，幫助使用這提升辦公效率。
過去 Gmail 的 AI 功能需要切成英文才順手，如今 Gemini for Google Workspace 已開放繁體中文側邊欄，台灣用戶可以直接用中文叫 AI 摘要信件、寫草稿、找舊信。不過同樣主打聰明打字的智慧撰寫（Smart Compose）功能目前仍只認英、西、法、義、葡文，中文使用者暫時還無法使用。
根據日本 X 帳號 @nano_pc_tips_ai 整理的「Gmail 139 個技巧」，作者分享了多種 Gmail 多種實用技巧，為了讓台灣用戶操作起來更順手，本文整理了能直接對照使用的中文介面版。以下依使用情境分成 10 大類，電腦版與手機版各有不同的設定方式，文中「設定→」皆指 Gmail 右上角齒輪圖示點開後的「查看所有設定」。
點擊可直接前往該段落：
操作前須知：Gmail 常見名詞與運作邏輯→ 封存、會話群組、密件副本、略過、延後寄送等 12 個核心觀念
1｜收件匣管理：封存、略過與延後處理怎麼設定？→ 略過無關副本、延後寄送、未讀優先排序與多重收件匣配置
2｜進階搜尋：使用語法指令，快速找出特定信件→ 指定寄件人、找大型附件、挖出陳年舊信與排除特定關鍵字
3｜鍵盤快速鍵：省下滑鼠點擊時間，處理郵件更有效率→ 回覆/轉寄三連發、邊封存邊翻頁、一鍵復原與自訂按鍵
4｜自動分類：設定篩選器與標籤，讓 Gmail 自己整理信件→ 條件自動轉寄、自動回覆範本、標籤巢狀結構與顏色管理
5｜發信設定：善用「取消傳送」與排程，降低發信失誤率→ 取消傳送緩衝期、單封信切換簽名檔、避免密件副本漏回警告
6｜介面與系統設定：打開齒輪選單，最佳化你的專屬版面與功能→ 推播防呆提示、離線讀信、深色主題與關閉會話群組顯示
7｜Gemini AI 助理：用中文幫你讀信、抓重點、寫草稿→ 長會話群組一鍵摘要、中文口述寫信、調整語氣與跨應用問答
8｜串接其他 Google 應用程式：連動日曆、工作清單與 Chat→ 信件轉日曆會議、拖曳進 Tasks 清單、在 Google 文件寫草稿
9｜帳號安全與更新：代理權限設定與即將停用的功能→ 信箱代理授權、機密模式防外洩，以及 2027 年即將終止的功能
10｜手機版專屬設定：自訂手勢滑動，通勤也能快速處理郵件→ 左右滑動自訂動作、高優先通知過濾、附件直存雲端硬碟
番外篇 A｜進階技巧補充：39 個提升操作效率的實用小功能→ 雙引號精準搜尋、星號顏色分類、超大附件自動轉雲端
在實際操作前，先看懂以下 Gmail 中常見的名詞：
定義與運作邏輯
從收件匣移除但未刪除。信件存於「所有郵件」中，對方回信時會重新彈回預設收件匣。
會話群組 (Conversation)
系統將相同主旨的往來郵件折疊合併。略過、AI 摘要等功能皆以此「整串」為運作單位。
隱藏的收件人欄位。其他收件人無法看見 BCC 名單，保護第三方隱私。
針對「會話群組」的忽視功能。後續回信將不再跳出提醒與進入收件匣（除非你被明確 Tag 在收件人欄位）。
延後寄送 (Snooze)
暫時將信件移出視線，並在設定的指定時間點，讓該信件以「最新郵件」姿態重新浮出收件匣頂部。
信件的屬性標記（如 Tag），一封信可貼多個標籤。與傳統「資料夾」不同，貼標籤不會移動信件。
標籤的父子階層結構（如 主標籤：2026專案 > 子標籤：A客戶），便於左側選單收合整理。
Gmail 自動化引擎。設定「若符合條件 X，則自動執行動作 Y（如貼標籤、封存、轉寄）」。
搜尋框專用指令（如 has:attachment），比純文字搜尋精準。
於原生信箱前綴加上 +後綴詞 產生的無限分身信箱。信件仍會寄到同一個收件匣，便於追蹤來源。
畫面右側整合區，可免切換視窗直接使用 Google 日曆、Keep、Tasks 及 Gemini。
Gmail 掃描信件以提供 AI 輔助（摘要、建議）的總授權開關。關閉後，所有 Gemini 功能將無法運作。
當收件匣信件過多時，除了手動刪除，還能善用封存、略過與延後寄送這三種功能，將暫時不需要處理的郵件移出主畫面，維持版面整潔。
操作路徑與限制
封存不等於刪除：保留信件但清空視線
點擊畫面左側選單的 「所有郵件」 即可找回被封存的信。
有回信就自動歸隊：封存對話的自動喚醒
（系統自動執行）該會話群組有人回信時，信件會自動跳回收件匣。
略過躲開無關副本：不再接收無關討論
開啟該郵件 > 點擊上方工具列的 「⋮」 (三個點) > 選擇 「略過」。（若未開啟會話群組檢視則無法使用）
被點名就解除略過：重要訊息不漏接
（系統自動執行）當寄件人明確將你加入收件人或副本時，會自動解除略過並跳出提醒。
延後寄送（Snooze）：指定時間再現身
滑鼠游標移至列表中的信件上方 > 點擊右側浮現的 「時鐘圖示」 > 選擇想重新提醒的時間。
未讀優先排序：改變預設檢視邏輯
設定 > 前往 「收件匣」 分頁 > 更改 「收件匣類型」。（無法與 007 共用）
多重收件匣分區塊：自訂版面配置
設定 > 前往 「收件匣」 分頁 > 類型選擇 「多重收件匣」。（無法與 006、008 共用）
類別自由勾選：管理分頁顯示
設定 > 前往 「收件匣」 分頁 > 在 「類別」 區塊，自由勾選想顯示的分頁（如：促銷、社交）。
隱藏黃色重要箭頭：去除視覺干擾
設定 > 前往 「收件匣」 分頁 > 找到 「重要標記」 區塊 > 選擇 「不顯示標記」。
關閉重要程度判斷：停用 AI 自動標記
設定 > 前往 「收件匣」 分頁 > 找到 「重要程度判斷」 區塊 > 選擇 「不使用我過去的操作記錄...」。
延伸閱讀：Gmail信箱太滿怎麼辦？這4個好用指令收起來，一次釋出大量空間！
找不到想要的那封信？Gmail 的搜尋列不只能輸入一般關鍵字，還支援進階搜尋指令，透過特定語法，可以更精準地篩選出目標信件，節省手動翻找的時間。
語法指令與操作方式
指定寄件人：只看特定對象的信
在上方搜尋列輸入 from:對方信箱，按 Enter。
只看有附件的信：快速尋找檔案
在上方搜尋列輸入 has:attachment
依副檔名或檔名找附件：鎖定特定格式
在上方搜尋列輸入 filename:pdf 或直接輸入檔名。
挖出佔容量的大信：清理空間必備
在上方搜尋列輸入 larger:10M（可找出大於 10MB 的信件）。
一次抓出陳年舊信：依時間跨度清理
在上方搜尋列輸入 older_than:1y（單位：d=天, m=月, y=年）。
依收件地址篩選：管理多個別名信箱
在上方搜尋列輸入 deliveredto:你的別名信箱。
找出沒貼標籤的信：補齊分類缺漏
在上方搜尋列輸入 has:nouserlabels。
連垃圾郵件一起搜：全域深度搜尋
在上方搜尋列輸入 in:anywhere 關鍵字。
用減號排除干擾：過濾不相關結果
在上方搜尋列輸入 關鍵字 -排除詞（範例：報價 -取消）。
搜尋結果存成篩選器：搜尋轉自動化
點擊搜尋列右側的 「篩選器圖示」 > 確認條件無誤後，點擊面板下方的 「建立篩選器」。
熟練使用鍵盤快速鍵，能減少頻繁切換滑鼠的操作，加快處理郵件的速度。要注意的是，此功能預設關閉，必須手動進入設定啟用。
操作路徑與鍵盤按法
快速鍵總開關：啟用功能前提
設定 > 一般分頁 > 找到 「鍵盤快速鍵」 區塊 > 點選開啟 > 滑到最底按儲存變更。
回覆/全回/轉寄三連發：基礎操作
開啟信件時，直接按鍵盤 r (回覆)、a (全部回覆)、f (轉寄)。
邊封存邊翻頁：高速審閱信件
閱讀信件時，按鍵盤 ] (下一封) 或 [ (上一封)，剛看完的信件會自動封存。
一鍵復原：手滑救星
剛做完動作的幾秒內，按鍵盤 z 可復原上一個動作。
鍵盤直接延後：快速推遲處理
選取或開啟信件時，按鍵盤 b，畫面會彈出日期時間選單。
鍵盤略過：一鍵消音會話群組
選取或開啟信件時，按鍵盤 m。
信件加入 Tasks：快速加入清單
選取或開啟信件時，按鍵盤 Shift + t。
一鍵勾選所有未讀：批次處理準備
在收件匣介面，依序按 * 再按 u。（若沒反應可先按 esc 取消其他游標焦點）
快速跳轉模組：收件匣與備份切換
先按 g 再按 i (跳至收件匣)；先按 g 再按 t (跳至寄件備份)。
自訂按鍵配置：符合個人習慣
設定 > 進階分頁 > 啟用 「自訂鍵盤快速鍵」 > 儲存後，設定內會多出一個專屬分頁供你改按鍵。
透過設定「篩選器」，系統會依據你指定的條件，自動替信件貼上標籤、轉寄或封存，省去每天手動整理收件匣的麻煩。
操作路徑與限制
條件符合自動貼標籤：基礎分類
設定 > 「篩選器和遭封鎖的地址」 分頁 > 點擊 「建立新篩選器」 > 設定好條件後，在處理方式勾選 「套用標籤」。
略過收件匣直達標籤：維持版面清爽
在建立篩選器的處理方式步驟時，同時勾選 「略過收件匣（將其封存）」 與 「套用標籤」。
條件符合自動轉寄：跨帳號分流
設定 > 先在 「轉寄與 POP/IMAP」 分頁登記轉寄地址 > 回到篩選器設定，處理方式勾選 「轉寄給」。
篩選器＋範本＝自動回覆：無程式碼客服
先存好郵件範本 > 建立篩選器時，處理方式勾選 「傳送範本」 並指定檔案。
篩選器可匯出：備份自動化邏輯
設定 > 「篩選器和遭封鎖的地址」 分頁 > 勾選你想備份的篩選器 > 點擊列表下方的 「匯出」。
篩選器可搬家：轉移至其他帳號
在同一個畫面的最下方，點擊 「匯入篩選器」 > 上傳檔案。
標籤做成父子結構：巢狀資料夾邏輯
點擊左側選單底部的 「建立新標籤」 > 輸入名稱後，勾選 「巢狀於標籤之下」 並選擇母層次。
標籤上色辨識專案：視覺化管理
滑鼠游標移至左側選單的標籤名稱上 > 點擊右側的 「⋮」 > 選擇 「標籤顏色」。
隱藏不常用標籤：精簡左側選單
設定 > 「標籤」 分頁 > 找到該標籤，在「標籤清單中顯示」欄位點選 「隱藏」。
標籤上限 500 個：系統硬性限制
（系統限制）單一帳號最多只能建立 500 個標籤。
寄出郵件後若需修改，只要事先設定好緩衝時間就能及時取消。此外，搭配預約排程與多組簽名檔，也能讓信件往來更專業且不易出錯。
操作路徑與限制
取消傳送緩衝秒數：延長後悔時間
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「取消傳送」 > 點開下拉選單，可設定 5、10、20 或 30 秒的緩衝期。
預約寄送上限：排程信件管理
寫好信後，點擊藍色 「傳送」 按鈕旁邊的 「▼」 向下箭頭 > 選擇 「安排傳送時間」。
預約信可改期或取消：發送前調整
點擊畫面左側選單的 「已排定」 > 開啟該信件，點擊 「取消傳送」 即可變回草稿重新修改。
先開範本功能才能用：解鎖罐頭回覆
設定 > 「進階」 分頁 > 將 「範本」 設為啟用 > 滑到最底按 「儲存變更」。
新信與回覆各一組簽名：情境化簽名檔
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「簽名」 區塊 > 在下方的「預設簽名」區域，分別為「新郵件」與「回覆/轉寄」指定不同的簽名。
單封信換簽名：臨時身分切換
寫信時，點擊編輯區下方工具列的 「🖊️ (筆狀圖示)」 > 直接選擇想替換的簽名檔。
最多 99 組寄件地址：多身分發信上限
設定 > 「帳戶和匯入」 分頁 > 在「以別的地址傳送」區塊點擊 「新增另一個電子郵件地址」（上限 99 組）。
預設改成回覆全部：避免漏回副本
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「預設回覆行為」 > 點選 「回覆全部」。
密件副本回全部警告：防範洩漏隱私
（系統自動執行）身為密件副本收件人按「回覆全部」時，系統會跳出警告提示。
附件權限寄前提醒：確保檔案可讀取
（系統自動執行）附加雲端硬碟檔案且對方無權限時，點擊傳送後系統會強制彈出視窗要求開放權限。
在 Gmail 的設定選單中，除了能調整個人化的版面顯示，也包含「智慧功能」的總開關。若要使用 Gemini 等 AI 輔助功能，請務必確認已開啟此選項。
操作路徑與限制
星號擴充到 12 種：細化標記層級
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「星號」 區塊 > 將下方未使用的圖示，拖曳到上方的「使用中」區域。
通知只留重要郵件：減少打擾
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「桌面通知」 區塊 > 選擇 「新郵件通知（重要）」。
推播提醒漏回信：防呆提示
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「推播」 區塊 > 將兩個選項打勾開啟。
智慧功能總開關：AI 與 Gemini 樞紐
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「智慧功能和個人化」 > 確認方塊有打勾。（若關閉，所有的 AI 與 Gemini 功能皆無法運作）
離線也能讀信回信：無網路上班族必備
設定 > 「離線」 分頁 > 勾選 「啟用離線郵件」。
離線功能瀏覽器限制：隱私模式無法用
（系統限制）離線功能僅限 Chrome 瀏覽器的一般視窗使用，無痕模式不支援。
切換深色主題：降低視覺疲勞
點擊網頁右上角的 「⚙️ 齒輪圖示」（不用進查看所有設定）> 找到 「主題」 區塊點選「查看全部」> 選擇黑色背景。
文法與拼字校正開關：寫作輔助
設定 > 「一般」 分頁 > 分別找到「文法修正」、「拼字建議」區塊並設為開啟。
關閉會話群組顯示：還原單信件模式
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「會話群組檢視」 > 點選 「關閉」。（注意：關閉後 AI 摘要與略過功能將失效）
開啟閱讀窗格：左右/上下分屏
設定 > 「收件匣」 分頁 > 找到 「閱讀窗格」 > 勾選 「啟用閱讀窗格」 並選擇分割位置。
只要使用的是具備 Gemini 權限的 Google Workspace 商業帳號，或是訂閱 Google One AI 進階版的個人帳號，並開啟智慧功能，就能在介面中看到星芒圖示。目前側邊欄已全面支援繁體中文，可直接請 AI 協助摘要與撰寫信件。
操作路徑與限制
長會話群組一鍵摘要：快速掌握前因後果
開啟落落長的會話群組信件 > 點擊標題右側（寄件人上方）的 「✨ 摘要」 按鈕。
中文口述生成草稿：AI 代筆寫信
打開撰寫新郵件視窗 > 點擊內容區左邊的 「🖊️ 幫我寫」 按鈕 > 在輸入框用繁體中文打出指令。
一句話請它改語氣：微調文字風格
草稿生成後，直接點擊下方浮現的 「正式」、「簡短」 等按鈕進行重寫。
指定段落修改：局部微調內容
承上，你也可以直接在生成後的下方輸入框，給予具體指令（如：請在第二段補上明天下午兩點開會）。
自動參考雲端硬碟與舊信：引述歷史資料
（系統自動執行）只要你在提示詞中提及某個專案名稱或檔名，Gemini 會自動去雲端硬碟調閱資料來寫信。
模仿使用者寫信語氣：客製化文風
（系統自動執行）在支援的帳號環境下，AI 會自動學習你過往的用字遣詞，無須手動設定。
用一句話找舊信：自然語言搜尋
點擊網頁右上角的 「✨ Gemini 星芒圖示」 開啟右側邊欄 > 直接輸入中文（如：幫我找上個月主管寄來的簡報）。
側邊欄問雲端硬碟檔案：跨應用問答
在 Gemini 側邊欄輸入：請幫我摘要 @(雲端硬碟檔案名稱) 的重點內容。
側邊欄查看或建立行程：AI 秘書排程
在 Gemini 側邊欄輸入：幫我把明天的下午茶加入日曆。
雙邊開關才會顯示：功能權限確認
（系統限制）需公司 IT 管理員在後台開啟權限，且使用者本身的「智慧功能」為開啟狀態，才能看見 Gemini。
Gmail 可作為工作整合中心，讓你在不切換視窗的情況下，直接將信件轉換為日曆行程、加入 Tasks 待辦清單，或分享到 Google Chat 中進行討論。
操作路徑與限制
信件變日曆行程：討論直接轉會議
開啟該封郵件 > 點擊上方工具列的 「⋮」 (三個點) > 選擇 「建立活動」，會自動開啟日曆視窗。
收件人自動變受邀者：帶入與會名單
（系統自動執行）透過上一步驟建立行程時，信件中的收件人會自動被填入日曆的邀請名單中。
信件新增至 Tasks：建立追蹤清單
勾選或開啟郵件 > 點擊上方工具列的 「✅ 新增至 Tasks」 按鈕。
拖曳信件進 Tasks：直覺化管理
點開 Gmail 畫面最右側的 「✅ Tasks」 側邊欄 > 用滑鼠按住郵件列表中的信件，直接拖曳放進右側清單。
側邊欄整合四大工具：一站式工作台
畫面最右側邊緣有一排小圖示，點擊即可在不切換分頁的情況下使用：日曆、Keep、Tasks、聯絡人。
信件分享到 Chat 討論：即時通訊整合
開啟該封郵件 > 點擊內容區下方的 「在 Chat 中分享」 按鈕。
分享後自動留下連結：回溯討論紀錄
（系統自動執行）分享到 Chat 後，原郵件對話串最下方會自動加入一則包含 Chat 連結的回覆紀錄。
左側並列 Chat 與 Meet：通訊總機介面
設定 > 「聊天和會議」 分頁 > 聊天設定選擇 「Google Chat」 > 儲存後，左側選單將會出現 Chat 視窗。
Google 文件寫草稿：長文協作與發送
在 Google 文件中，輸入 @郵件草稿 即可叫出發信模組，寫完能直接連動 Gmail 發送。
行程顯示因帳號而異：預設狀態確認
需前往 Google 日曆的設定 > 找到 「活動來自 Gmail」 確認開關狀態。
以下整理了信箱代理權限、機密模式等帳號安全性設定，同時盤點了官方預計在 2027 年終止的幾項舊版功能，方便及早因應。
操作路徑與限制
信箱代理授權他人：秘書代管收件匣
設定 > 「帳戶和匯入」 分頁 > 找到「授予帳戶存取權」區塊 > 點擊 「新增其他帳戶」 輸入對方信箱。
代理人動不了帳戶設定：安全性防護
（系統限制）被授權的代理人只能幫你讀信、回信，無法變更你的密碼或進入系統設定。
機密模式加期限與驗證碼：傳送機敏資料
寫信時，點擊編輯區下方工具列的 「🔒 鎖頭帶時鐘圖示」 > 在彈出視窗設定到期日與簡訊密碼。
機密模式禁止轉傳下載：防止資料外洩
（系統自動執行）啟動機密模式後，對方收到信時，系統會自動將轉寄、複製、列印、下載按鈕反灰鎖死。
封鎖清單一次解除：管理黑名單
設定 > 「篩選器和遭封鎖的地址」 分頁 > 往下捲動至封鎖名單，勾選帳號後點擊 「解除封鎖」。
封鎖後自動歸垃圾郵件：阻擋騷擾
開啟該封郵件 > 點擊信件右上角（回覆按鈕旁）的 「⋮」 > 選擇 「封鎖 "寄件人名稱"」。
他站收信功能明年終止：【預告】功能退場
2027/1 終止「查看其他帳戶郵件」。未來需直接在原外部信箱設定「自動轉寄」至 Gmail。
跨信箱寄件明年終止：【預告】功能退場
2027/1 終止外部信箱「以別的地址傳送」。需改用手機 IMAP 因應。
Gmailify 明年終止：【預告】功能退場
2027/1 終止，有綁定此功能的用戶請及早切換替代方案。
別名地址不受影響：Workspace 權益確認
Workspace 網域內之同網域別名地址寄件功能照常運作，不需手動變更設定。
手機版 Gmail App 的介面與設定路徑和電腦版不同。以下整理了行動裝置專屬的實用設定（如滑動手勢與通知管理），建議直接開啟手機 App 對照操作。
操作路徑與限制
左右滑動各自指定動作：手勢操作定義
點擊 App 左上角 「≡」 選單 > 進入 「設定」 > 「一般設定」 > 點選 「郵件滑動動作」 進行更改。
滑動直接延後：行動端快速推遲
承 091，你可以將向左滑或向右滑的動作，指定為 「延後寄送」。
依標籤分別設定通知：精準通知管理
點擊 「≡」 選單 > 「設定」 > 點選你的帳號名稱 > 進入 「標籤管理」 個別設定聲音或震動。
通知只留高優先：過濾手機干擾
點擊 「≡」 選單 > 「設定」 > 點選你的帳號名稱 > 點擊 「通知」 並選擇「僅限高優先順序」。
多帳號合併一畫面：跨帳戶總覽
點擊 App 左上角 「≡」 選單 > 點擊最上方的 「所有收件匣」，即可一次看所有帳號的新信。
手機簽名獨立設定：行動端專屬簽名
點擊 「≡」 選單 > 「設定」 > 點選你的帳號名稱 > 點擊 「行動裝置簽名」 進行輸入（如：由手機發送）。
附件直存雲端硬碟：節省手機儲存空間
在手機看到附件時，不要點擊檔案本身，改點擊旁邊的 「🔺 雲端硬碟圖示」 即可直接存檔。
指定同步天數：優化 App 效能與流量
點擊 「≡」 選單 > 「設定」 > 點選你的帳號名稱 > 找到 「同步處理郵件的天數」 進行縮減。
手機預約寄送：行動端排程
寫信畫面時，點擊右上角的 「⋮」 (三個點) > 選擇 「安排傳送時間」。
代理帳號手機切換：2026/6 新增功能
在電腦版設定好代理權限後，即可在手機 App 右上角的大頭貼「帳戶切換清單」中直接點選切換。
針對需要處理大量郵件的使用者，以下補充 39 個進階的搜尋語法與介面控制技巧。
語法/快捷鍵與機制
任意畫面直接開新信
在收件匣任何畫面，直接按鍵盤 c。
快速跳到搜尋框
在收件匣任何畫面，直接按鍵盤 /。
叫出快速鍵總表
在收件匣任何畫面，直接按鍵盤 ?（即 Shift + /）。
寫好信後，直接按 Ctrl + Enter（Mac 為 ⌘ + Enter）。
鍵盤切換寄件地址
寫信時，按 Ctrl + Shift + f（Mac 為 ⌘ + Shift + f）。
iPhone 版不支援快速鍵
（系統限制）iOS App 無法使用外接鍵盤進行快速鍵操作。
在搜尋列輸入 is:unread。
合併搜多個寄件人
在搜尋列輸入 {from:A信箱 from:B信箱}。
雙引號精準比對詞組
在搜尋列輸入 "完整關鍵字詞組"，確保搜尋引擎不將詞彙拆字。
找兩詞相鄰的信
在搜尋列輸入 詞A AROUND 10 詞B。
依星號顏色搜尋
在搜尋列輸入 has:yellow-star（可換其他顏色英文）。
只搜已封存的信
在搜尋列輸入 in:archive。
找出被略過的會話群組
在搜尋列輸入 is:muted。
用選單取代背指令
點擊搜尋列右側的 「篩選器圖示」，用介面直接填寫條件，效果等同輸入語法。
排除法有時會漏網
排除搜尋易混入會話群組裡的其他信件，建議改用「增加條件」來縮小範圍。
撰寫草稿後點開範本選單，選擇現有範本名稱即可直接「覆蓋儲存」。
簽名上限一萬字
（系統限制）單組簽名檔字數上限為 10,000 字。
自動回覆只回聯絡人
設定 > 「一般」 分頁 > 假期回覆區塊，勾選 「只回覆給我的聯絡人」，防止自動回信給垃圾郵件。
超大附件自動轉雲端
附件一旦超過 25MB，系統會自動轉為雲端硬碟連結。
整串對話一次列印
開啟該會話群組 > 點擊右上角（標題右側）的 「🖨️ 印表機圖示」 列印全部。
側邊欄加裝外掛
點擊畫面最右側邊欄底部的 「＋」 圖示，可前往 Workspace Marketplace 安裝擴充功能。
開啟 Gemini 側邊欄後，從上方的 Gem 清單可呼叫你自己建立的自訂 AI 模組。
一鍵封存當前信
在列表選取或開啟信件後，按鍵盤 e。
列出所有延後中的信
在搜尋列輸入 in:snoozed。
多重收件匣細部自訂
設定 > 「收件匣」 分頁 > 開啟多重收件匣後，點選 「自訂」 可調整各區塊的顯示筆數與位置。
在搜尋列輸入 after:2026/04/01 before:2026/06/30。
列出電子報清單信件
在搜尋列輸入 list:發送方地址。
找出含 Google 檔案的信
在搜尋列輸入 has:document 或 has:spreadsheet。
切換相關性/時間排序
進行搜尋後，在結果列表右上角可切換「相關性」或「日期」排序。
數字搜尋的分隔規則
空格或連字號會切斷數字，若要搜尋完整數字字串（如單號），須在數字前後加上雙引號 " "。
鍵盤刪除與檢舉垃圾信
選取或開啟信件後，按鍵盤 # (刪除) 或 ! (回報垃圾郵件)。
選取信件時按 s，連續按 s 可循環切換不同顏色的星號。
鍵盤切換已讀未讀
選取信件後，按 Shift + i (標示已讀) 或 Shift + u (標示未讀)。
鍵盤切換上下封信
閱讀信件時，按 j (看較舊的信) 或 k (看較新的信)。
鍵盤勾選會話群組
在收件匣列表移動游標時，按 x 可勾選當前會話群組。
鍵盤叫出貼標籤選單
選取信件時按 l，畫面會彈出選單，可直接輸入標籤名稱。
分號展開、冒號收合
閱讀會話群組時，按 ; (展開整串對話所有信件)，按 : (全部收合)。
外接鍵盤也能用快速鍵
Android 平板與 iPad 若接上實體鍵盤，同樣支援上述的快速鍵操作。
深色主題跟系統走
手機 App 點擊左上角 「≡」 選單 > 「設定」 > 「一般設定」 > 「主題」 > 選擇「系統預設值」。
以下 5 項功能截至 2026 年 9 月，台灣的 Business Standard 方案尚未支援：
推敲功能（Proofread）：官方說明目前僅支援英文郵件，中文尚未開放。
建議回覆（Suggested Replies）：同樣目前僅支援英文。
搜尋的 AI 摘要：僅限美國、英文、電腦版，台灣搜尋時可改用第 2 章的搜尋語法代替。
AI 收件匣（自動抓出待處理郵件）：Business Standard 方案未開放，屬更高階方案限定，目前無替代方案。
智慧撰寫（逐字聯想輸入建議）：官方明列僅支援英文、西班牙文、法文、義大利文、葡萄牙文，中文尚未支援（設定「一般」裡看得到這個選項，但打中文不會出現聯想字）。
延伸閱讀：Gmail將停用3大功能！收不到信怎麼辦？Yahoo、Outlook自動轉寄設定教學Codex快捷鍵教學！10組必學操作一次看，Quick Chat一鍵叫ChatGPT當軍師
本文初稿為 AI 編撰，整理・編輯／蘇柔瑋
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每天打開好幾次的 Gmail，其實藏了 100 個多數人從沒點開過的按鈕與設定，從一鍵讓收件匣清空的封存邏輯、只用鍵盤就能快速工作的快捷鍵，到 Gemini 已經能直接用中文幫你寫信、抓重點，幫助使用這提升辦公效率。
過去 Gmail 的 AI 功能需要切成英文才順手，如今 Gemini for Google Workspace 已開放繁體中文側邊欄，台灣用戶可以直接用中文叫 AI 摘要信件、寫草稿、找舊信。不過同樣主打聰明打字的智慧撰寫（Smart Compose）功能目前仍只認英、西、法、義、葡文，中文使用者暫時還無法使用。
根據日本 X 帳號 @nano_pc_tips_ai 整理的「Gmail 139 個技巧」，作者分享了多種 Gmail 多種實用技巧，為了讓台灣用戶操作起來更順手，本文整理了能直接對照使用的中文介面版。以下依使用情境分成 10 大類，電腦版與手機版各有不同的設定方式，文中「設定→」皆指 Gmail 右上角齒輪圖示點開後的「查看所有設定」。
點擊可直接前往該段落：
操作前須知：Gmail 常見名詞與運作邏輯→ 封存、會話群組、密件副本、略過、延後寄送等 12 個核心觀念
1｜收件匣管理：封存、略過與延後處理怎麼設定？→ 略過無關副本、延後寄送、未讀優先排序與多重收件匣配置
2｜進階搜尋：使用語法指令，快速找出特定信件→ 指定寄件人、找大型附件、挖出陳年舊信與排除特定關鍵字
3｜鍵盤快速鍵：省下滑鼠點擊時間，處理郵件更有效率→ 回覆/轉寄三連發、邊封存邊翻頁、一鍵復原與自訂按鍵
4｜自動分類：設定篩選器與標籤，讓 Gmail 自己整理信件→ 條件自動轉寄、自動回覆範本、標籤巢狀結構與顏色管理
5｜發信設定：善用「取消傳送」與排程，降低發信失誤率→ 取消傳送緩衝期、單封信切換簽名檔、避免密件副本漏回警告
6｜介面與系統設定：打開齒輪選單，最佳化你的專屬版面與功能→ 推播防呆提示、離線讀信、深色主題與關閉會話群組顯示
7｜Gemini AI 助理：用中文幫你讀信、抓重點、寫草稿→ 長會話群組一鍵摘要、中文口述寫信、調整語氣與跨應用問答
8｜串接其他 Google 應用程式：連動日曆、工作清單與 Chat→ 信件轉日曆會議、拖曳進 Tasks 清單、在 Google 文件寫草稿
9｜帳號安全與更新：代理權限設定與即將停用的功能→ 信箱代理授權、機密模式防外洩，以及 2027 年即將終止的功能
10｜手機版專屬設定：自訂手勢滑動，通勤也能快速處理郵件→ 左右滑動自訂動作、高優先通知過濾、附件直存雲端硬碟
番外篇 A｜進階技巧補充：39 個提升操作效率的實用小功能→ 雙引號精準搜尋、星號顏色分類、超大附件自動轉雲端
在實際操作前，先看懂以下 Gmail 中常見的名詞：
定義與運作邏輯
從收件匣移除但未刪除。信件存於「所有郵件」中，對方回信時會重新彈回預設收件匣。
會話群組 (Conversation)
系統將相同主旨的往來郵件折疊合併。略過、AI 摘要等功能皆以此「整串」為運作單位。
隱藏的收件人欄位。其他收件人無法看見 BCC 名單，保護第三方隱私。
針對「會話群組」的忽視功能。後續回信將不再跳出提醒與進入收件匣（除非你被明確 Tag 在收件人欄位）。
延後寄送 (Snooze)
暫時將信件移出視線，並在設定的指定時間點，讓該信件以「最新郵件」姿態重新浮出收件匣頂部。
信件的屬性標記（如 Tag），一封信可貼多個標籤。與傳統「資料夾」不同，貼標籤不會移動信件。
標籤的父子階層結構（如 主標籤：2026專案 > 子標籤：A客戶），便於左側選單收合整理。
Gmail 自動化引擎。設定「若符合條件 X，則自動執行動作 Y（如貼標籤、封存、轉寄）」。
搜尋框專用指令（如 has:attachment），比純文字搜尋精準。
於原生信箱前綴加上 +後綴詞 產生的無限分身信箱。信件仍會寄到同一個收件匣，便於追蹤來源。
畫面右側整合區，可免切換視窗直接使用 Google 日曆、Keep、Tasks 及 Gemini。
Gmail 掃描信件以提供 AI 輔助（摘要、建議）的總授權開關。關閉後，所有 Gemini 功能將無法運作。
當收件匣信件過多時，除了手動刪除，還能善用封存、略過與延後寄送這三種功能，將暫時不需要處理的郵件移出主畫面，維持版面整潔。
操作路徑與限制
封存不等於刪除：保留信件但清空視線
點擊畫面左側選單的 「所有郵件」 即可找回被封存的信。
有回信就自動歸隊：封存對話的自動喚醒
（系統自動執行）該會話群組有人回信時，信件會自動跳回收件匣。
略過躲開無關副本：不再接收無關討論
開啟該郵件 > 點擊上方工具列的 「⋮」 (三個點) > 選擇 「略過」。（若未開啟會話群組檢視則無法使用）
被點名就解除略過：重要訊息不漏接
（系統自動執行）當寄件人明確將你加入收件人或副本時，會自動解除略過並跳出提醒。
延後寄送（Snooze）：指定時間再現身
滑鼠游標移至列表中的信件上方 > 點擊右側浮現的 「時鐘圖示」 > 選擇想重新提醒的時間。
未讀優先排序：改變預設檢視邏輯
設定 > 前往 「收件匣」 分頁 > 更改 「收件匣類型」。（無法與 007 共用）
多重收件匣分區塊：自訂版面配置
設定 > 前往 「收件匣」 分頁 > 類型選擇 「多重收件匣」。（無法與 006、008 共用）
類別自由勾選：管理分頁顯示
設定 > 前往 「收件匣」 分頁 > 在 「類別」 區塊，自由勾選想顯示的分頁（如：促銷、社交）。
隱藏黃色重要箭頭：去除視覺干擾
設定 > 前往 「收件匣」 分頁 > 找到 「重要標記」 區塊 > 選擇 「不顯示標記」。
關閉重要程度判斷：停用 AI 自動標記
設定 > 前往 「收件匣」 分頁 > 找到 「重要程度判斷」 區塊 > 選擇 「不使用我過去的操作記錄...」。
延伸閱讀：Gmail信箱太滿怎麼辦？這4個好用指令收起來，一次釋出大量空間！
找不到想要的那封信？Gmail 的搜尋列不只能輸入一般關鍵字，還支援進階搜尋指令，透過特定語法，可以更精準地篩選出目標信件，節省手動翻找的時間。
語法指令與操作方式
指定寄件人：只看特定對象的信
在上方搜尋列輸入 from:對方信箱，按 Enter。
只看有附件的信：快速尋找檔案
在上方搜尋列輸入 has:attachment
依副檔名或檔名找附件：鎖定特定格式
在上方搜尋列輸入 filename:pdf 或直接輸入檔名。
挖出佔容量的大信：清理空間必備
在上方搜尋列輸入 larger:10M（可找出大於 10MB 的信件）。
一次抓出陳年舊信：依時間跨度清理
在上方搜尋列輸入 older_than:1y（單位：d=天, m=月, y=年）。
依收件地址篩選：管理多個別名信箱
在上方搜尋列輸入 deliveredto:你的別名信箱。
找出沒貼標籤的信：補齊分類缺漏
在上方搜尋列輸入 has:nouserlabels。
連垃圾郵件一起搜：全域深度搜尋
在上方搜尋列輸入 in:anywhere 關鍵字。
用減號排除干擾：過濾不相關結果
在上方搜尋列輸入 關鍵字 -排除詞（範例：報價 -取消）。
搜尋結果存成篩選器：搜尋轉自動化
點擊搜尋列右側的 「篩選器圖示」 > 確認條件無誤後，點擊面板下方的 「建立篩選器」。
熟練使用鍵盤快速鍵，能減少頻繁切換滑鼠的操作，加快處理郵件的速度。要注意的是，此功能預設關閉，必須手動進入設定啟用。
操作路徑與鍵盤按法
快速鍵總開關：啟用功能前提
設定 > 一般分頁 > 找到 「鍵盤快速鍵」 區塊 > 點選開啟 > 滑到最底按儲存變更。
回覆/全回/轉寄三連發：基礎操作
開啟信件時，直接按鍵盤 r (回覆)、a (全部回覆)、f (轉寄)。
邊封存邊翻頁：高速審閱信件
閱讀信件時，按鍵盤 ] (下一封) 或 [ (上一封)，剛看完的信件會自動封存。
一鍵復原：手滑救星
剛做完動作的幾秒內，按鍵盤 z 可復原上一個動作。
鍵盤直接延後：快速推遲處理
選取或開啟信件時，按鍵盤 b，畫面會彈出日期時間選單。
鍵盤略過：一鍵消音會話群組
選取或開啟信件時，按鍵盤 m。
信件加入 Tasks：快速加入清單
選取或開啟信件時，按鍵盤 Shift + t。
一鍵勾選所有未讀：批次處理準備
在收件匣介面，依序按 * 再按 u。（若沒反應可先按 esc 取消其他游標焦點）
快速跳轉模組：收件匣與備份切換
先按 g 再按 i (跳至收件匣)；先按 g 再按 t (跳至寄件備份)。
自訂按鍵配置：符合個人習慣
設定 > 進階分頁 > 啟用 「自訂鍵盤快速鍵」 > 儲存後，設定內會多出一個專屬分頁供你改按鍵。
透過設定「篩選器」，系統會依據你指定的條件，自動替信件貼上標籤、轉寄或封存，省去每天手動整理收件匣的麻煩。
操作路徑與限制
條件符合自動貼標籤：基礎分類
設定 > 「篩選器和遭封鎖的地址」 分頁 > 點擊 「建立新篩選器」 > 設定好條件後，在處理方式勾選 「套用標籤」。
略過收件匣直達標籤：維持版面清爽
在建立篩選器的處理方式步驟時，同時勾選 「略過收件匣（將其封存）」 與 「套用標籤」。
條件符合自動轉寄：跨帳號分流
設定 > 先在 「轉寄與 POP/IMAP」 分頁登記轉寄地址 > 回到篩選器設定，處理方式勾選 「轉寄給」。
篩選器＋範本＝自動回覆：無程式碼客服
先存好郵件範本 > 建立篩選器時，處理方式勾選 「傳送範本」 並指定檔案。
篩選器可匯出：備份自動化邏輯
設定 > 「篩選器和遭封鎖的地址」 分頁 > 勾選你想備份的篩選器 > 點擊列表下方的 「匯出」。
篩選器可搬家：轉移至其他帳號
在同一個畫面的最下方，點擊 「匯入篩選器」 > 上傳檔案。
標籤做成父子結構：巢狀資料夾邏輯
點擊左側選單底部的 「建立新標籤」 > 輸入名稱後，勾選 「巢狀於標籤之下」 並選擇母層次。
標籤上色辨識專案：視覺化管理
滑鼠游標移至左側選單的標籤名稱上 > 點擊右側的 「⋮」 > 選擇 「標籤顏色」。
隱藏不常用標籤：精簡左側選單
設定 > 「標籤」 分頁 > 找到該標籤，在「標籤清單中顯示」欄位點選 「隱藏」。
標籤上限 500 個：系統硬性限制
（系統限制）單一帳號最多只能建立 500 個標籤。
寄出郵件後若需修改，只要事先設定好緩衝時間就能及時取消。此外，搭配預約排程與多組簽名檔，也能讓信件往來更專業且不易出錯。
操作路徑與限制
取消傳送緩衝秒數：延長後悔時間
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「取消傳送」 > 點開下拉選單，可設定 5、10、20 或 30 秒的緩衝期。
預約寄送上限：排程信件管理
寫好信後，點擊藍色 「傳送」 按鈕旁邊的 「▼」 向下箭頭 > 選擇 「安排傳送時間」。
預約信可改期或取消：發送前調整
點擊畫面左側選單的 「已排定」 > 開啟該信件，點擊 「取消傳送」 即可變回草稿重新修改。
先開範本功能才能用：解鎖罐頭回覆
設定 > 「進階」 分頁 > 將 「範本」 設為啟用 > 滑到最底按 「儲存變更」。
新信與回覆各一組簽名：情境化簽名檔
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「簽名」 區塊 > 在下方的「預設簽名」區域，分別為「新郵件」與「回覆/轉寄」指定不同的簽名。
單封信換簽名：臨時身分切換
寫信時，點擊編輯區下方工具列的 「🖊️ (筆狀圖示)」 > 直接選擇想替換的簽名檔。
最多 99 組寄件地址：多身分發信上限
設定 > 「帳戶和匯入」 分頁 > 在「以別的地址傳送」區塊點擊 「新增另一個電子郵件地址」（上限 99 組）。
預設改成回覆全部：避免漏回副本
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「預設回覆行為」 > 點選 「回覆全部」。
密件副本回全部警告：防範洩漏隱私
（系統自動執行）身為密件副本收件人按「回覆全部」時，系統會跳出警告提示。
附件權限寄前提醒：確保檔案可讀取
（系統自動執行）附加雲端硬碟檔案且對方無權限時，點擊傳送後系統會強制彈出視窗要求開放權限。
在 Gmail 的設定選單中，除了能調整個人化的版面顯示，也包含「智慧功能」的總開關。若要使用 Gemini 等 AI 輔助功能，請務必確認已開啟此選項。
操作路徑與限制
星號擴充到 12 種：細化標記層級
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「星號」 區塊 > 將下方未使用的圖示，拖曳到上方的「使用中」區域。
通知只留重要郵件：減少打擾
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「桌面通知」 區塊 > 選擇 「新郵件通知（重要）」。
推播提醒漏回信：防呆提示
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「推播」 區塊 > 將兩個選項打勾開啟。
智慧功能總開關：AI 與 Gemini 樞紐
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「智慧功能和個人化」 > 確認方塊有打勾。（若關閉，所有的 AI 與 Gemini 功能皆無法運作）
離線也能讀信回信：無網路上班族必備
設定 > 「離線」 分頁 > 勾選 「啟用離線郵件」。
離線功能瀏覽器限制：隱私模式無法用
（系統限制）離線功能僅限 Chrome 瀏覽器的一般視窗使用，無痕模式不支援。
切換深色主題：降低視覺疲勞
點擊網頁右上角的 「⚙️ 齒輪圖示」（不用進查看所有設定）> 找到 「主題」 區塊點選「查看全部」> 選擇黑色背景。
文法與拼字校正開關：寫作輔助
設定 > 「一般」 分頁 > 分別找到「文法修正」、「拼字建議」區塊並設為開啟。
關閉會話群組顯示：還原單信件模式
設定 > 「一般」 分頁 > 找到 「會話群組檢視」 > 點選 「關閉」。（注意：關閉後 AI 摘要與略過功能將失效）
開啟閱讀窗格：左右/上下分屏
設定 > 「收件匣」 分頁 > 找到 「閱讀窗格」 > 勾選 「啟用閱讀窗格」 並選擇分割位置。
只要使用的是具備 Gemini 權限的 Google Workspace 商業帳號，或是訂閱 Google One AI 進階版的個人帳號，並開啟智慧功能，就能在介面中看到星芒圖示。目前側邊欄已全面支援繁體中文，可直接請 AI 協助摘要與撰寫信件。
操作路徑與限制
長會話群組一鍵摘要：快速掌握前因後果
開啟落落長的會話群組信件 > 點擊標題右側（寄件人上方）的 「✨ 摘要」 按鈕。
中文口述生成草稿：AI 代筆寫信
打開撰寫新郵件視窗 > 點擊內容區左邊的 「🖊️ 幫我寫」 按鈕 > 在輸入框用繁體中文打出指令。
一句話請它改語氣：微調文字風格
草稿生成後，直接點擊下方浮現的 「正式」、「簡短」 等按鈕進行重寫。
指定段落修改：局部微調內容
承上，你也可以直接在生成後的下方輸入框，給予具體指令（如：請在第二段補上明天下午兩點開會）。
自動參考雲端硬碟與舊信：引述歷史資料
（系統自動執行）只要你在提示詞中提及某個專案名稱或檔名，Gemini 會自動去雲端硬碟調閱資料來寫信。
模仿使用者寫信語氣：客製化文風
（系統自動執行）在支援的帳號環境下，AI 會自動學習你過往的用字遣詞，無須手動設定。
用一句話找舊信：自然語言搜尋
點擊網頁右上角的 「✨ Gemini 星芒圖示」 開啟右側邊欄 > 直接輸入中文（如：幫我找上個月主管寄來的簡報）。
側邊欄問雲端硬碟檔案：跨應用問答
在 Gemini 側邊欄輸入：請幫我摘要 @(雲端硬碟檔案名稱) 的重點內容。
側邊欄查看或建立行程：AI 秘書排程
在 Gemini 側邊欄輸入：幫我把明天的下午茶加入日曆。
雙邊開關才會顯示：功能權限確認
（系統限制）需公司 IT 管理員在後台開啟權限，且使用者本身的「智慧功能」為開啟狀態，才能看見 Gemini。
Gmail 可作為工作整合中心，讓你在不切換視窗的情況下，直接將信件轉換為日曆行程、加入 Tasks 待辦清單，或分享到 Google Chat 中進行討論。
操作路徑與限制
信件變日曆行程：討論直接轉會議
開啟該封郵件 > 點擊上方工具列的 「⋮」 (三個點) > 選擇 「建立活動」，會自動開啟日曆視窗。
收件人自動變受邀者：帶入與會名單
（系統自動執行）透過上一步驟建立行程時，信件中的收件人會自動被填入日曆的邀請名單中。
信件新增至 Tasks：建立追蹤清單
勾選或開啟郵件 > 點擊上方工具列的 「✅ 新增至 Tasks」 按鈕。
拖曳信件進 Tasks：直覺化管理
點開 Gmail 畫面最右側的 「✅ Tasks」 側邊欄 > 用滑鼠按住郵件列表中的信件，直接拖曳放進右側清單。
側邊欄整合四大工具：一站式工作台
畫面最右側邊緣有一排小圖示，點擊即可在不切換分頁的情況下使用：日曆、Keep、Tasks、聯絡人。
信件分享到 Chat 討論：即時通訊整合
開啟該封郵件 > 點擊內容區下方的 「在 Chat 中分享」 按鈕。
分享後自動留下連結：回溯討論紀錄
（系統自動執行）分享到 Chat 後，原郵件對話串最下方會自動加入一則包含 Chat 連結的回覆紀錄。
左側並列 Chat 與 Meet：通訊總機介面
設定 > 「聊天和會議」 分頁 > 聊天設定選擇 「Google Chat」 > 儲存後，左側選單將會出現 Chat 視窗。
Google 文件寫草稿：長文協作與發送
在 Google 文件中，輸入 @郵件草稿 即可叫出發信模組，寫完能直接連動 Gmail 發送。
行程顯示因帳號而異：預設狀態確認
需前往 Google 日曆的設定 > 找到 「活動來自 Gmail」 確認開關狀態。
以下整理了信箱代理權限、機密模式等帳號安全性設定，同時盤點了官方預計在 2027 年終止的幾項舊版功能，方便及早因應。
操作路徑與限制
信箱代理授權他人：秘書代管收件匣
設定 > 「帳戶和匯入」 分頁 > 找到「授予帳戶存取權」區塊 > 點擊 「新增其他帳戶」 輸入對方信箱。
代理人動不了帳戶設定：安全性防護
（系統限制）被授權的代理人只能幫你讀信、回信，無法變更你的密碼或進入系統設定。
機密模式加期限與驗證碼：傳送機敏資料
寫信時，點擊編輯區下方工具列的 「🔒 鎖頭帶時鐘圖示」 > 在彈出視窗設定到期日與簡訊密碼。
機密模式禁止轉傳下載：防止資料外洩
（系統自動執行）啟動機密模式後，對方收到信時，系統會自動將轉寄、複製、列印、下載按鈕反灰鎖死。
封鎖清單一次解除：管理黑名單
設定 > 「篩選器和遭封鎖的地址」 分頁 > 往下捲動至封鎖名單，勾選帳號後點擊 「解除封鎖」。
封鎖後自動歸垃圾郵件：阻擋騷擾
開啟該封郵件 > 點擊信件右上角（回覆按鈕旁）的 「⋮」 > 選擇 「封鎖 "寄件人名稱"」。
他站收信功能明年終止：【預告】功能退場
2027/1 終止「查看其他帳戶郵件」。未來需直接在原外部信箱設定「自動轉寄」至 Gmail。
跨信箱寄件明年終止：【預告】功能退場
2027/1 終止外部信箱「以別的地址傳送」。需改用手機 IMAP 因應。
Gmailify 明年終止：【預告】功能退場
2027/1 終止，有綁定此功能的用戶請及早切換替代方案。
別名地址不受影響：Workspace 權益確認
Workspace 網域內之同網域別名地址寄件功能照常運作，不需手動變更設定。
手機版 Gmail App 的介面與設定路徑和電腦版不同。以下整理了行動裝置專屬的實用設定（如滑動手勢與通知管理），建議直接開啟手機 App 對照操作。
操作路徑與限制
左右滑動各自指定動作：手勢操作定義
點擊 App 左上角 「≡」 選單 > 進入 「設定」 > 「一般設定」 > 點選 「郵件滑動動作」 進行更改。
滑動直接延後：行動端快速推遲
承 091，你可以將向左滑或向右滑的動作，指定為 「延後寄送」。
依標籤分別設定通知：精準通知管理
點擊 「≡」 選單 > 「設定」 > 點選你的帳號名稱 > 進入 「標籤管理」 個別設定聲音或震動。
通知只留高優先：過濾手機干擾
點擊 「≡」 選單 > 「設定」 > 點選你的帳號名稱 > 點擊 「通知」 並選擇「僅限高優先順序」。
多帳號合併一畫面：跨帳戶總覽
點擊 App 左上角 「≡」 選單 > 點擊最上方的 「所有收件匣」，即可一次看所有帳號的新信。
手機簽名獨立設定：行動端專屬簽名
點擊 「≡」 選單 > 「設定」 > 點選你的帳號名稱 > 點擊 「行動裝置簽名」 進行輸入（如：由手機發送）。
附件直存雲端硬碟：節省手機儲存空間
在手機看到附件時，不要點擊檔案本身，改點擊旁邊的 「🔺 雲端硬碟圖示」 即可直接存檔。
指定同步天數：優化 App 效能與流量
點擊 「≡」 選單 > 「設定」 > 點選你的帳號名稱 > 找到 「同步處理郵件的天數」 進行縮減。
手機預約寄送：行動端排程
寫信畫面時，點擊右上角的 「⋮」 (三個點) > 選擇 「安排傳送時間」。
代理帳號手機切換：2026/6 新增功能
在電腦版設定好代理權限後，即可在手機 App 右上角的大頭貼「帳戶切換清單」中直接點選切換。
針對需要處理大量郵件的使用者，以下補充 39 個進階的搜尋語法與介面控制技巧。
語法/快捷鍵與機制
任意畫面直接開新信
在收件匣任何畫面，直接按鍵盤 c。
快速跳到搜尋框
在收件匣任何畫面，直接按鍵盤 /。
叫出快速鍵總表
在收件匣任何畫面，直接按鍵盤 ?（即 Shift + /）。
寫好信後，直接按 Ctrl + Enter（Mac 為 ⌘ + Enter）。
鍵盤切換寄件地址
寫信時，按 Ctrl + Shift + f（Mac 為 ⌘ + Shift + f）。
iPhone 版不支援快速鍵
（系統限制）iOS App 無法使用外接鍵盤進行快速鍵操作。
在搜尋列輸入 is:unread。
合併搜多個寄件人
在搜尋列輸入 {from:A信箱 from:B信箱}。
雙引號精準比對詞組
在搜尋列輸入 "完整關鍵字詞組"，確保搜尋引擎不將詞彙拆字。
找兩詞相鄰的信
在搜尋列輸入 詞A AROUND 10 詞B。
依星號顏色搜尋
在搜尋列輸入 has:yellow-star（可換其他顏色英文）。
只搜已封存的信
在搜尋列輸入 in:archive。
找出被略過的會話群組
在搜尋列輸入 is:muted。
用選單取代背指令
點擊搜尋列右側的 「篩選器圖示」，用介面直接填寫條件，效果等同輸入語法。
排除法有時會漏網
排除搜尋易混入會話群組裡的其他信件，建議改用「增加條件」來縮小範圍。
撰寫草稿後點開範本選單，選擇現有範本名稱即可直接「覆蓋儲存」。
簽名上限一萬字
（系統限制）單組簽名檔字數上限為 10,000 字。
自動回覆只回聯絡人
設定 > 「一般」 分頁 > 假期回覆區塊，勾選 「只回覆給我的聯絡人」，防止自動回信給垃圾郵件。
超大附件自動轉雲端
附件一旦超過 25MB，系統會自動轉為雲端硬碟連結。
整串對話一次列印
開啟該會話群組 > 點擊右上角（標題右側）的 「🖨️ 印表機圖示」 列印全部。
側邊欄加裝外掛
點擊畫面最右側邊欄底部的 「＋」 圖示，可前往 Workspace Marketplace 安裝擴充功能。
開啟 Gemini 側邊欄後，從上方的 Gem 清單可呼叫你自己建立的自訂 AI 模組。
一鍵封存當前信
在列表選取或開啟信件後，按鍵盤 e。
列出所有延後中的信
在搜尋列輸入 in:snoozed。
多重收件匣細部自訂
設定 > 「收件匣」 分頁 > 開啟多重收件匣後，點選 「自訂」 可調整各區塊的顯示筆數與位置。
在搜尋列輸入 after:2026/04/01 before:2026/06/30。
列出電子報清單信件
在搜尋列輸入 list:發送方地址。
找出含 Google 檔案的信
在搜尋列輸入 has:document 或 has:spreadsheet。
切換相關性/時間排序
進行搜尋後，在結果列表右上角可切換「相關性」或「日期」排序。
數字搜尋的分隔規則
空格或連字號會切斷數字，若要搜尋完整數字字串（如單號），須在數字前後加上雙引號 " "。
鍵盤刪除與檢舉垃圾信
選取或開啟信件後，按鍵盤 # (刪除) 或 ! (回報垃圾郵件)。
選取信件時按 s，連續按 s 可循環切換不同顏色的星號。
鍵盤切換已讀未讀
選取信件後，按 Shift + i (標示已讀) 或 Shift + u (標示未讀)。
鍵盤切換上下封信
閱讀信件時，按 j (看較舊的信) 或 k (看較新的信)。
鍵盤勾選會話群組
在收件匣列表移動游標時，按 x 可勾選當前會話群組。
鍵盤叫出貼標籤選單
選取信件時按 l，畫面會彈出選單，可直接輸入標籤名稱。
分號展開、冒號收合
閱讀會話群組時，按 ; (展開整串對話所有信件)，按 : (全部收合)。
外接鍵盤也能用快速鍵
Android 平板與 iPad 若接上實體鍵盤，同樣支援上述的快速鍵操作。
深色主題跟系統走
手機 App 點擊左上角 「≡」 選單 > 「設定」 > 「一般設定」 > 「主題」 > 選擇「系統預設值」。
以下 5 項功能截至 2026 年 9 月，台灣的 Business Standard 方案尚未支援：
推敲功能（Proofread）：官方說明目前僅支援英文郵件，中文尚未開放。
建議回覆（Suggested Replies）：同樣目前僅支援英文。
搜尋的 AI 摘要：僅限美國、英文、電腦版，台灣搜尋時可改用第 2 章的搜尋語法代替。
AI 收件匣（自動抓出待處理郵件）：Business Standard 方案未開放，屬更高階方案限定，目前無替代方案。
智慧撰寫（逐字聯想輸入建議）：官方明列僅支援英文、西班牙文、法文、義大利文、葡萄牙文，中文尚未支援（設定「一般」裡看得到這個選項，但打中文不會出現聯想字）。
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本文初稿為 AI 編撰，整理・編輯／蘇柔瑋
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